Tässä muutama pelisääntö, joiden käyttöönotto toivottavasti tekee omasta sähköpostiliikenteestäsi (sikäli, mikäli muutkin ottavat samat tavat käyttöön) sujuvampaa ja luotettavampaa. Olen itse näitä miettinyt pitempään ja joitakin käyttänyt jo vuosia, lisäksi kuuntelin tovi sitten mainion podcastin (linkki lopussa), joka sai minut tarttumaan asiaan tiukemmin.
1. Informatiivinen otsikko – otsikossa PITÄÄ lukea selvästi, mitä viesti pitää sisällään. Mieluiten yksi aihe otsikossa, mutta jos aiheita on useampi, merkitse ne kaikki otsikkoon. Jos olet vastaamassa ketjuun, mutta aihe vaihtuu, aloita enemmin uusi viesti(ketju).
2. Edellistä alleviivaten: yhä isompi osa viesteistä luetaan nykyään mobiilisti >> informatiivisen otsikon ja napakan viestin merkitys korostuu.
3. Vastaanottaja: vastaanottajariville VAIN ne henkilöt, joiden oletetaan tekevän viestinä olevalle asialle jotain. CC-kenttään ne, joille asia menee tiedoksi (FYI – For Your Information), mutta heidän ei oleteta varsinaisesti tekevän yhtään mitään. Ole ylipäätään kriittinen sen kanssa, että ketkä kaikki tiedon oikeasti tarvitsevat, älä lisäile vastaanottajia läjäpäin "varmuuden varalta".
4. Vastaa kaikille – käytä tätä harkiten. Yleensä riittää kuittaus lähettäjälle, aina ei tarvita sitäkään.
5. EOM = End Of Message. Tämä sääntö on ihan timanttinen. Jos koko asia mahtuu otsikkoon, lisää loppuun EOM >> vastaanottaja tietää saaneensa kaiken infon viestiä avaamatta.
6. Huomioi, että ihmiset käyttävät sähköpostia eri tavoin. Toiset tarttuvat viestiin heti ja vastaavat saman tien, toiset käsittelevät viestiä enemmän tavallisen kirjepostin tavoin ja vastaavat muutaman päivän sisällä. Kumpikaan tapa ei ole oikein tai väärin, mutta on hyvä olla tietoinen erilaisista toimintatavoista, ettei toisten tavat suotta ärsytä. Olisi hyvä myös sopia työpaikalla pelisäännöt siitä, kuinka nopeasti asiakkaalle / työkaverille / yhteistyökumppanille vastataan.
7. Liitteet työpaikan sisäisessä viestinnässä: jos liite on iso, olisiko parempi kertoa, mistä liitteen firman verkossa löytää kuin lähettää se kaikkien s-postia tukkimaan?
8. Etsi sähköpostistasi viestin ajastusominaisuus (esim. Outlookissa aloitetun viestin asetusten alla). Mieti, kumpi antaa sinusta paremman kuvan: klo 23.42 edellisenä iltana vai 8.12 seuraavana aamuna saapuva sähköposti?
Sähköposti on hirveän helppo tapa sysätä asioita liikkeelle, mutta onko se aina oikea ja paras tapa? Varsinkin, jos kyseessä on isompi tai hankalampi asia ja viestiä lähettää pienessä kiireessä, on väärinymmärryksen vaara suuri, kun s-postilla ei ole ystävällistä äänensävyäsi.
Monissa tilanteissa puhelimeen tarttuminen tai tapaamisen sopiminen onkin tosi fiksu vaihtoehto.
Johanna Rantanen
viestintäkoordinaattori